沧县人民政府
政府信息公开
您现在的位置: 首页政府信息公开详细页面

档案室各项管理制度

 档案员工作职责

 

一、认真学习《档案法》和档案专业知识,熟悉和掌握档案管理业务知识,努力提高档案管理现代化水平。

二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。

三、熟悉室藏所有档案资料的内容,积极按要求做好档案借阅、利用工作。

四、遵守保密纪律,认真执行档案工作的各项管理制度。接受上级业务主管机关的业务指导和监督。

五、负责档案库房日常管理,做好档案安全管理工作。

六、负责本单位日志的收集,做好大事记、基础数字汇编等档案编研工作。

七、宣传贯彻档案工作法律法规,提高集体档案意识,对本单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。

 

 

 

 

 

立卷归档制度

 

一、归档范围

归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行,必须齐全、完整,一般包括:文书档案、科技档案(基建、设备类)、业务档案、财会档案,并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。

二、归档要求

1.本单位拟发的文件材料,经办人应负责收集完整(如底稿与正文、请示与批复)后向档案室归档;参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档;收文要及时登记,凡有登记编号的收文,经办人办理结束后及时退还办公室。

2.文件材料办理完毕应及时登记归档,文书档案收集归档一般在次年5月底前完成,科技档案按项目整理归档,应在项目完成三个月内完成归档和移交,业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行,由业务部门或会计机构保管使用一年后,向单位档案室移交。

3.整理的档案,装具统一,档案盒、目录格式符合国家标准,做到整齐美观。

 

 

 

 

档案移交制度

 

一、 本单位档案实行集中统一管理,各股室形成的各类文件材料,按要求归档完毕后,及时向档案室移交。

二、 移交的档案资料要保证按归档要求,做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。

三、 移交时登记造册,交接双方应根据移交目录认真核对,交接双方履行签字手续,以明确责任。

四、 档案人员根据要求,对不符合移交质量的档案,有权要求移交人员重新整理后再移交。

五、 档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。

 

 

档案保管制度

 

一、本单位所有档案实行集中统一管理,任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。

二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,作好温湿度记录,保证室藏档案与案卷(归档)目录相符。

三、建立档案接收移交登记簿,凡进、出档案做到及时登记。定期对档案进行监销,监销档案登记造册,经单位负责人签字后,报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施,定期投放防鼠、防虫药,并定期清洁,保持室内干净卫生。

五、除档案人员外,其他人员不得进入档案室,严禁在档案室内吸烟。

六、因保管不善造成档案损毁和丢失,按档案法有关规定,追究档案人员责任。

七、档案人员下班离开工作岗位时,应关门加锁,切断电源。

 

 

 

档案保密制度

 

一、档案人员要认真学习《档案法》,树立保密观念,增强保密意识,自觉遵守保密纪律,做到不泄密不失密。

二、国家秘密文件和资料,由档案人员负责收发、登记、传递传阅,妥善保管和按时清退,不得随意扩大阅文范围。

三、凡属国家秘密文件、资料、档案,不得自行抄录和翻印,确因工作需要的,经文件制发机关批准同意后方可翻印。

四、“三密”文件资料和其他重要档案,只限于档案室或其他指定地点查阅,不得带出机关和带回家中查阅。

五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室,更不得随意翻阅文件、档案。

六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密,必须立即报告及时追查,对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

 

 

档案借阅利用制度

 

一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案,必须履行借阅登记手续,并做好利用效果反馈工作。

二、外单位人员查阅档案,须持单位介绍信,经本单位负责人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的,必须经主管领导批准借出的档案不得私自翻印,不得转借他人,做到按期归还,不得遗失。

三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改,造成污损,不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者,按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。

四、借阅档案归还时,档案人员要仔细进行清点、检查,并做好归还及利用效果记载。

 

 

 

 

 

档案统计制度

 

一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作,不虚报、漏报、瞒报。

二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求,做好本单位的统计工作,建立健全各种统计表,统计数据以原始记载为依据,做到及时、完整、准确。

三、在档案利用方面,做好利用人次、利用效果的统计工作。

四、对移交归档的档案数量进行统计,做到帐物相符,完整齐全,进出手续登记完备。

五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据,及时准确填报,本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。